Blog

O umelej inteligencii sa dnes hovorí všade, väčšina týchto debát však ostáva vo všeobecnej rovine: „AI zvýši produktivitu", „AI zmení fungovanie firiem". Málokedy sa dostaneme k tomu, ako to vlastne vyzerá v praxi, na konkrétnom procese, ktorý dnes zdržiava takmer každú firmu. Poďme sa preto pozrieť pod pokrievku jedného veľmi bežného prípadu agenta, ktorý riadi schvaľovacie procesy.

Umelá inteligencia dokáže zlepšiť schvaľovacie procesy tým, že odstráni chaos okolo schvaľovania. Nie tým, že by veci „magicky schvaľovala". Skutočná hodnota spočíva v štruktúre, smerovaní požiadaviek, upozorneniach, prehľadnosti, kontrole dokumentov a podpore pri rozhodovaní.

Typický schvaľovací proces vyzerá zvonka jednoducho. Niekto pripraví dokument, cenovú ponuku, zmluvu, faktúru, návrh, rozpočet alebo kampaň a to potom potrebuje schválenie od manažéra, financií, právneho oddelenia, prevádzky, klienta alebo od viacerých ľudí v určitom poradí. V skutočnosti sa to však často zvrhne na chaos. Požiadavka sa pošle e-mailom alebo cez Slack, niekto si ju nevšimne, iný si vyžiada viac kontextu a ďalší pridá komentár v samostatnom vlákne. Objaví sa novšia verzia, niekto schváli nesprávny súbor a manažér sa potom musí päťkrát opýtať „Ako sme na tom s týmto?", kým sa čokoľvek pohne. A práve tu vie automatizácia založená na umelej inteligencii výrazne pomôcť.

1. Umelá inteligencia dokáže klasifikovať, aký druh schválenia je potrebný

Namiesto toho, aby človek manuálne rozhodoval, kto má niečo schváliť, umelá inteligencia dokáže prečítať požiadavku a pochopiť typ schválenia. Cenová ponuka nad 5 000 € môže vyžadovať schválenie obchodného riaditeľa, zmluva s neštandardnými podmienkami právne posúdenie, faktúra od nového dodávateľa schválenie financií, marketingový príspevok spomínajúci klienta schválenie account manažéra a zľava nad 15 % schválenie generálneho riaditeľa. Umelá inteligencia dokáže tieto podmienky automaticky rozpoznať z obsahu a nasmerovať požiadavku k správnym ľuďom, takže namiesto toho, aby niekto premýšľal „Komu to mám poslať?", systém to už vie.

2. Umelá inteligencia dokáže skontrolovať, či je požiadavka úplná, ešte pred jej odoslaním

Veľkým dôvodom, prečo sa schvaľovanie zdržiava, je, že schvaľovateľ nemá dostatok informácií. Dostane niečo ako „Môžeš toto schváliť?", no nevidí rozpočet, termín, meno klienta, predchádzajúcu verziu, riziko, dôvod ani očakávaný dopad. Umelá inteligencia vie zabrániť tomu, aby sa neúplné žiadosti o schválenie vôbec odoslali.

Predtým, než zmluva pôjde na právne oddelenie, môže napríklad skontrolovať, či je uvedené meno klienta, či je použitá najnovšia šablóna, či sú vyplnené platobné podmienky a konzistentné dátumy, či sú priložené všetky prílohy, či sa tam nenachádzajú neobvyklé klauzuly, či je uvedená hodnota obchodu a či je jasné, kto je zodpovedná osoba. Ak niečo chýba, umelá inteligencia môže požiadať žiadateľa, aby to najprv doplnil a už len toto dokáže odstrániť množstvo zbytočného tam a späť.

3. Umelá inteligencia dokáže zhrnúť žiadosť o schválenie pre osobu, ktorá rozhoduje

Schvaľovatelia sú väčšinou zaneprázdnení a nechcú čítať päť e-mailov, tri prílohy a dlhé slackové vlákno len preto, aby pochopili, čo vlastne schvaľujú. Umelá inteligencia dokáže vygenerovať krátke zhrnutie pre rozhodnutie, napríklad: „Toto je návrh pre Klienta X v hodnote 4200 €. Používa štandardné platobné podmienky, obsahuje 10 % zľavu a vyžaduje schválenie, pretože termín dodania je kratší ako zvyčajne. Hlavné riziko: dátum začatia projektu závisí od toho, či klient poskytne prístup k API do 20. júna." To dá schvaľovateľovi kontext rýchlo. Stále si môže otvoriť celý dokument, ale nemusí sa manuálne prehrabávať všetkým.

4. Umelá inteligencia dokáže odhaliť riziká pred schválením

Toto je jedna z najhodnotnejších častí. Umelá inteligencia dokáže skenovať dokumenty, zmluvy, cenové ponuky, objednávky alebo materiály ku kampaniam a upozorniť na veci, ktoré vyzerajú nezvyčajne: že platobná lehota je 60 dní, hoci firemný štandard je 30, že ponuka obsahuje zľavu nad zvyčajným limitom, že zmluva spomína neobmedzenú podporu, čo nie je štandardné, že sa bankový účet dodávateľa líši od toho používaného predtým, že súbor sa javí ako staršia verzia alebo že schválený rozpočet je 20 000 €, ale nákupná požiadavka je na 24 500 €. Rozhoduje stále človek, ale umelá inteligencia mu pomáha všimnúť si problémy skôr, než niečo schváli. Tým sa zo schvaľovania stáva namiesto formálneho odklepnutia inteligentnejší kontrolný bod.

5. Umelá inteligencia dokáže smerovať schválenia na základe pravidiel a kontextu

Tradičná automatizácia pracovných postupov už dokáže smerovať na základe pravidiel, umelá inteligencia to však robí flexibilnejšie. Kým základná automatizácia hovorí len „Ak je suma > 10 000 €, pošli to na financie", automatizácia obohatená o umelú inteligenciu zvládne viac: „Toto je zmluva s novým zákazníkom nad 50 000 €, s neštandardnou formuláciou o zodpovednosti a s vlastnou doložkou o dodaní. Pošli to najprv na právne oddelenie, potom na financie a napokon obchodnému riaditeľovi." Alebo naopak: „Toto je štandardné obnovenie bez zmeny ceny, schválenie na vyššej úrovni nie je potrebné." Výsledkom je menej zbytočných schvaľovaní a lepšie smerovanie tých, na ktorých záleží.

6. Umelá inteligencia dokáže vytvárať inteligentné pripomienky bez toho, aby všetkých otravovala

V mnohých firmách sa z manažérov stávajú živé notifikačné systémy, ktoré sa dokola pýtajú „Schválil si to?", „Môžeš toto skontrolovať?" či „Len pripomínam." Umelá inteligencia to dokáže riešiť automaticky, a čo je dôležitejšie, robí to inteligentne. Ak má byť schválenie hotové do 24 hodín, pošle zdvorilú pripomienku; ak je termín dnes, zvýši prioritu; ak je schvaľovateľ mimo kancelárie, presmeruje to na zastupujúcu osobu; ak požiadavka viazne tri dni, upozorní vlastníka procesu; a ak tá istá osoba blokuje veľa schvaľovaní, zobrazí to na prehľadovom paneli. Tým sa odstraňuje emočná záťaž spojená s naháňaním ľudí, naháňanie robí systém.

7. Umelá inteligencia dokáže udržiavať jeden jasný zdroj pravdy

Jedným z najväčších problémov schvaľovacích procesov je zmätok vo verziách. Niekto schváli verziu 3, iný komentuje verziu 2 a finálne PDF sa pošle z e-mailového vlákna, hoci podpísaná verzia je v zdieľanom priečinku. Pracovný postup založený na umelej inteligencii dokáže všetko udržať prepojené; požiadavku, najnovšiu verziu dokumentu, komentáre, schválenia, zmeny, finálne schválenie aj audítorskú stopu. Takže keď sa niekto opýta „Kto to schválil a na akom základe?", odpoveď je viditeľná a netreba prehľadávať schránky.

8. Umelá inteligencia dokáže premeniť konverzácie na štruktúrované rozhodnutia

Množstvo schvaľovaní prebieha neformálne. Niekto napíše v Slacku „Za mňa dobré", v e-maile „Súhlasím, ak s tým súhlasia financie" alebo počas porady „Poďme do toho." Umelá inteligencia dokáže tieto signály zachytiť a premeniť ich na štruktúrovanú súčasť pracovného postupu, napríklad: „Právne oddelenie dalo podmienečné schválenie, závisí od aktualizovaných platobných podmienok", „Financie schválili rozpočet, ale pred realizáciou žiadajú číslo objednávky" alebo „Generálny riaditeľ schválil výnimku zo štandardnej zľavovej politiky." Je to veľmi užitočné, pretože reálne biznisové rozhodnutia sa často odohrávajú v chaotických komunikačných kanáloch a umelá inteligencia pomáha premeniť tento chaos na štruktúrované záznamy.

9. Umelá inteligencia dokáže vygenerovať ďalší krok po schválení

Schválenie je málokedy koncom procesu - potom sa musí niečo stať. Zmluva sa musí poslať na podpis, cenová ponuka odoslať klientovi, objednávka pre dodávateľa vytvoriť, kampaň naplánovať alebo nové používateľské konto aktivovať. Umelá inteligencia dokáže ďalšiu akciu spustiť alebo pripraviť automaticky: po schválení cenovej ponuky vygeneruje e-mail pre klienta, priloží schválené PDF, aktualizuje CRM, zmení fázu obchodu a upozorní obchodníka; po schválení zmluvy ju pošle na elektronický podpis, uloží podpísanú verziu, aktualizuje projektový priečinok a vytvorí úlohy pri onboardingu; a po schválení nákupnej požiadavky vytvorí objednávku a pošle ju dodávateľovi. Práve tu sa z automatizácie schvaľovania stáva automatizácia procesov.

10. Umelá inteligencia dokáže poskytnúť vedeniu prehľad o úzkych miestach

Pre vrcholový manažment nespočíva hlavná hodnota len v rýchlosti, ale v prehľade. Umelá inteligencia dokáže ukázať, ktoré schválenia viaznu, ktoré oddelenia spôsobujú najviac zdržaní, ktoré typy schvaľovaní trvajú najdlhšie, ktorí ľudia sú preťažení, ktoré požiadavky sa často vracajú pre chýbajúce informácie, ktoré schvaľovania sú zbytočné a kde sa najčastejšie robia výnimky z politík. To dáva vedeniu oveľa lepší obraz o prevádzkovom trení - namiesto otázky „Prečo to trvá tak dlho?" vidí priamo vzorec.

Príklad: schvaľovanie cenovej ponuky obohatené o umelú inteligenciu

Predstavte si, že obchodný tím pripraví cenovú ponuku na mieru. Bez automatizácie sa ponuka pošle e-mailom manažérovi, ten si vyžiada maržu, obchod ju pošle neskôr, financie sa pýtajú na platobné podmienky a právne oddelenie na to, či je doložka o dodaní štandardná. Uplynú tri dni a klient čaká.

S automatizáciou založenou na umelej inteligencii by proces mohol vyzerať inak. Obchodník vytvorí ponuku v systéme, umelá inteligencia skontroluje jej hodnotu, zľavu, maržu, platobné podmienky, dátum dodania a históriu klienta, a všimne si, že zľava je nad bežným limitom a termín dodania je agresívny. Vytvorí zhrnutie - „Ponuka pre Klienta X, hodnota 68 000 €, zľava 18 %, marža 31 %, platobné podmienky štandardné, termín dodania skrátený o 2 týždne. Vyžaduje schválenie od obchodného riaditeľa a vedúceho dodávok" - a ponuku automaticky nasmeruje. Obchodný riaditeľ vidí zhrnutie, upozornenia na riziká aj odporúčanie, vedúci dodávok potvrdí kapacitu, a ak nikto do 24 hodín nekoná, umelá inteligencia pripomenie. Po schválení sa vygeneruje PDF ponuky, aktualizuje sa CRM a obchodník dostane pripravený návrh e-mailu na odoslanie. To je oveľa čistejší proces.

Čo by sa nemalo automatizovať naslepo

Umelá inteligencia by nemala automaticky schvaľovať vysokorizikové rozhodnutia bez ľudského dohľadu. Dobrými kandidátmi na automatizáciu sú štandardné nízkorizikové a opakujúce sa schvaľovania, rozhodnutia o smerovaní, kontroly úplnosti, aktualizácie stavu, toky pripomienok, zhrnutia dokumentov a odhaľovanie rizík. Ľudské posúdenie by naopak malo zostať pri veľkých finančných záväzkoch, právnych výnimkách, citlivých HR rozhodnutiach, významných záväzkoch voči klientom, neštandardných zmluvných podmienkach a strategických rozhodnutiach. Najlepší model je zvyčajne tento: umelá inteligencia pripravuje, kontroluje, smeruje, sumarizuje a monitoruje, ľudia rozhodujú.

Aké nástroje alebo systémy sú zvyčajne zapojené

Poriadny schvaľovací pracovný postup s umelou inteligenciou často prepája viacero systémov - e-mail alebo Slack na komunikáciu, CRM na obchodné schvaľovania, ERP alebo účtovný softvér na faktúry a objednávky, úložisko dokumentov ako Google Drive, SharePoint či Dropbox, nástroje na elektronický podpis, nástroje na projektový manažment a interné schvaľovacie prehľadové panely. Vrstva umelej inteligencie sedí medzi týmito systémami a pomáha posúvať informácie procesom.

Ako môže vyzerať dopad na biznis

Dobre navrhnutý schvaľovací proces založený na umelej inteligencii dokáže skrátiť čas schvaľovania z dní na hodiny. Zároveň znižuje manuálne urgencie, stratené požiadavky, nesprávne schválenia, zmätok vo verziách, duplicitnú prácu, zbytočné porady aj zdržania spôsobené chýbajúcimi informáciami. Najväčší prínos je však psychologický a manažérsky: ľudia prestanú naháňať, manažéri prestanú byť úzkym miestom, vedenie získa prehľad a tímy presne vedia, čo čaká, kto to vlastní a čo bude nasledovať.

Najjednoduchšia verzia na začiatok

Nemusíte automatizovať všetko naraz. Dobrá prvá verzia by mohla stáť na jednom formulári na žiadosti o schválenie, pričom umelá inteligencia skontroluje úplnosť informácií, zhrnie požiadavku a systém ju nasmeruje k správnemu schvaľovateľovi. Schvaľovatelia dostanú jasné notifikácie, pripomienky sú automatické, stav je viditeľný na jednom prehľadovom paneli a schválené položky sú uložené s audítorskou stopou. Už len to dokáže odstrániť veľa trenia.

V jednej vete

Umelá inteligencia zlepšuje schvaľovacie procesy tým, že premieňa chaotické schvaľovanie založené na e-mailových schránkach na štruktúrovaný, prehľadný a inteligentný pracovný postup, v ktorom ľudia trávia menej času naháňaním rozhodnutí a viac času ich prijímaním.

Ak chcete zistiť, aký je potenciál pre AI u vašej spoločnosti, začnite s bezplatným auditom: ai-you-need.com.