Blog

Stovky ponúk ročne. Desiatky produktov v každej. Viac dodávateľov, viac tímov, viac verzií toho istého súboru s názvom ponuka_final_FINAL_v3_opravena.xlsx.

Scenár, ktorý pozná väčšina obchodných tímov. Tentokrát sa niekto rozhodol ho riešiť.

Problém, ktorý nebolo vidieť zvonku

Na prvý pohľad vyzeralo všetko funkčne. Ponuky sa tvorili, posielali, zákazníci boli spokojní. Systém ako taký fungoval - len čoraz pomalšie, čoraz krehkejšie a čoraz viac závisel od toho, že konkrétni ľudia vedeli, kde čo nájsť.

Klasický prípad tzv. spreadsheet debt - tichého nárastu komplexity, ktorý roky nikto nepomenuje ako problém, pretože každý krok sám o sebe dáva zmysel. Pridáš jeden stĺpec. Prepojíš dva súbory. Urobíš makro, aby to bolo "rýchlejšie". A naraz máš systém, ktorému nikto úplne nerozumie.

Soitron nebol výnimkou. A ani zďaleka nie je sám.

Čo sme objavili, keď sme sa pozreli bližšie

Predtým, ako sme napísali jediný riadok kódu, sme strávili čas s ľuďmi, ktorí s tým systémom pracovali každý deň. Čo sme počuli?

• Makrá v Exceli marže počítali, no len s fixnými kurzami. Akonáhle vstúpili do hry rôzne nákupné a predajné meny, obchodník si musel kurzy dosadiť sám - a dúfať, že na nič nezabudol
• Nová verzia ponuky často znamenala skopírovanie celého súboru a manuálnu úpravu na 30+ miestach
• Prístup ku ponukám kolegov? E-mail. Alebo SharePoint. Alebo "spýtaj sa Petra"

Technológia nebola problém. Problémom bola absencia štruktúry - a roky dočasných riešení, ktoré sa stali permanentnými.

Čo sme vybudovali

Quote Builder je webová aplikácia navrhnutá presne pre tímy, ktoré potrebujú rýchlosť Excelu, ale aj poriadok a spoľahlivosť systému.

Kľúčové veci, ktoré priniesla:

• Jeden zdroj pravdy - žiadne verzie súborov, žiadne "mám to u seba lokálne"
• Verzovanie ponúk - celá história, možnosť vrátiť sa, porovnať, reaktivovať
• Role a oprávnenia - kto čo vidí a kto čo môže meniť, nie podľa toho kto má súbor
• Automatické výpočty - marže, zľavy, menové kurzy; bez manuálnych kontrol
• Export na jeden klik - pre zákazníka, pre logistiku, v správnom formáte

Výsledky, ktoré prišli rýchlo

Krátko po nasadení bolo cez nový systém vytvorených niekoľko stoviek ponúk. Čas na prípravu komplexnej ponuky klesol. Chybovosť výrazne klesla. A čo možno najdôležitejšie - ľudia prestali riešiť "kde je najnovšia verzia" a začali riešiť obsah samotnej ponuky.

Čo o skúsenosti s nami povedal klient?

Čo z toho plynie pre ostatných

Tento projekt nebol o technológii. Bol o tom, že firma sa rozhodla prestať tolerovať prevádzkové trenie, na ktoré si zvykla.

Podobný potenciál vidíme v mnohých firmách - nie preto, že robia niečo zle, ale preto, že niektoré procesy jednoducho prerástli nástroje, na ktorých pôvodne vznikli.

Ak vo vašej firme niekto pravidelne posiela e-mail s predmetom "najnovšia verzia v prílohe" - možno stojí za to sa pozrieť, čo za tým naozaj stojí.