Prípadové štúdie

Projekt - vytvorenie webovej aplikácie, ktorá bude zvládať vytváranie zložitých cenových ponúk.

Soitron je IT systémový integrátor so sídlom v Bratislave, ktorý pôsobí na trhu od roku 1991. Poskytuje široké portfólio služieb - od IT infraštruktúry a kybernetickej bezpečnosti až po komunikačné riešenia, cloud a IT outsourcing. Postupne sa rozrástol aj za hranice Slovenska a dnes pôsobí vo viacerých európskych krajinách s tímom viac ako 800 odborníkov.

Pred začiatkom projektu obchodné a presales tímy v Soitrone vytvárali komplexné cenové ponuky najmä pomocou pokročilých Excel nástrojov. Tento prístup síce ponúkal flexibilitu, no zároveň bol náročný na manuálnu prácu, časté úpravy a koordináciu medzi viacerými ľuďmi. S rastúcim objemom a komplexnosťou ponúk začalo byť čoraz náročnejšie udržať prehľad, správne verzie a plynulú spoluprácu. Pôvodný proces, ktorý v minulosti fungoval dobre, prestal byť vhodný na ďalšie škálovanie.

Preto vznikla potreba prehľadnejšieho a kolaboratívnejšieho riešenia, ktoré by si zároveň zachovalo flexibilitu, na akú boli používatelia zvyknutí.

Ciele klienta

Hlavným cieľom bolo nahradiť Excel centralizovanou aplikáciou, ktorá zjednoduší celý proces tvorby cenových ponúk.

Klient potreboval najmä:

• zrýchliť prípravu cenových ponúk
• minimalizovať manuálne chyby
• zlepšiť spoluprácu medzi obchodom a produktovými manažérmi
• zabezpečiť presné výpočty a kontrolu marží
• zaviesť prehľadnú štruktúru, verziovanie a jasný ownership

Zároveň bolo dôležité, aby systém zostal intuitívny a jednoducho použiteľný aj pri práci s komplexnými dátami. Riešenie tiež muselo počítať s budúcimi integráciami, najmä na CRM a ERP systémy, a slúžiť ako škálovateľný základ pre dlhodobú správu cenových ponúk.

Cesta k riešeniu

Projekt sme odštartovali sériou discovery & define workshopov, do ktorých sa zapojili tímy z obchodu, presalesu, logistiky aj manažmentu. Spoločne sme zmapovali celý proces tvorby cenových ponúk - od prvej príležitosti v CRM až po finálny export pre zákazníkov a interné tímy.

Vďaka tomu sme odhalili hlavné výzvy:

• vysoká závislosť od manuálnej práce
• zvýšené riziko chýb vo výpočtoch
• nedostatočná kontrola verzií
• neefektívna spolupráca

Na základe týchto zistení sme pripravili používateľské scenáre pre jednotlivé role a pretavili obchodné potreby do jasného návrhu riešenia.

Vývoj prebiehal agilne, v pravidelných iteráciách a s priebežnou spätnou väzbou od reálnych používateľov. Vďaka tomu aplikácia od začiatku reflektovala každodennú prácu tímov a prinášala praktickú hodnotu.

Výzvy

Jednou z hlavných výziev bolo preniesť flexibilný spôsob práce z Excelu do štruktúrovanej webovej aplikácie bez toho, aby utrpela rýchlosť alebo používateľská skúsenosť. Znamenalo to zachovať veci, na ktoré boli používatelia zvyknutí - napríklad hromadné úpravy, kopírovanie a vkladanie či rýchlu prácu s dátami - a zároveň zabezpečiť spoľahlivosť a konzistenciu systému.

Ďalšou dôležitou oblasťou bolo navrhnúť architektúru, ktorá podporí verziovanie, dohľadateľnosť zmien a jasne definovaný životný cyklus cenových ponúk vrátane rolí a oprávnení. To všetko pri zachovaní dostatočnej flexibility pre reálne pracovné scenáre.

Samostatnou výzvou bolo aj zabezpečenie presných finančných výpočtov pri práci s komplexnými dátami, najmä s dôrazom na konzistentnosť a transparentnosť.

Od začiatku sme zároveň počítali so škálovaním a budúcimi integráciami - najmä na CRM a ERP systémy - čo výrazne ovplyvnilo návrh celej architektúry.

Vývoj produktu

Projekt sme začali ako MVP s cieľom čo najrýchlejšie nahradiť Excel bez narušenia každodennej práce.

Od začiatku sme kládli dôraz na použiteľnosť a reálne scenáre. Používatelia potrebovali mať pocit, že nový systém je minimálne taký rýchly ako Excel - no zároveň výrazne spoľahlivejší. Vďaka priebežným iteráciám a spätnej väzbe sa aplikácia postupne vyvinula na robustnú platformu. Postupne pribúdali nové funkcie, doladili sa edge cases a celková používateľská skúsenosť sa zlepšovala.

Dnes je Quote Builder stabilným a nevyhnutným nástrojom pre každodennú prácu, ktorý sa naďalej rozvíja a zlepšuje.

Výsledok

Soitron Quote Builder nahrádza tvorbu cenových ponúk v Exceli rýchlou, prehľadnou a kolaboratívnou platformou pre komplexné IT ponuky.

Platforma vybudovaná pomocou Ruby on Rails a TypeScript/React, nasadená na infraštruktúre zákazníka pomocou Kamalu, slúži spoločnosti Soitron ako jediný zdroj pravdivých informácií o všetkých predajných cenových ponukách.

Tímy dnes dokážu pripravovať cenové ponuky rýchlejšie, s menším množstvom chýb a s lepšou spoluprácou. Môžu sa pritom spoľahnúť na presné a automatizované finančné výpočty. Vďaka vstavanému verziovaniu, generovaniu exportov (XLSX a PDF), jasnej štruktúre, prepojeniu na CRM a emailovým notifikáciám pri zmenách stavov či správe prístupov majú celý proces pod kontrolou a prehľadne zdokumentovaný.

Už počas prvého mesiaca vzniklo viac ako 400 cenových ponúk, čo potvrdzuje rýchle prijatie riešenia aj jeho okamžitý prínos pre biznis.

Záver

Riešenia, ktoré vo Freevision vytvárame, dokážu efektívne podporiť podnikanie. Chceli by ste svojim zákazníkom alebo klientom poskytnúť praktické digitálne riešenie, ktoré zvýši vaše zisky? Obráťte sa na nás.