Prípadové štúdie

Klientovi Klub Kvapka sme pomocou komplexného registračného systému zjednodušili evidenciu dochádzky detí.

Zefektívnili a vyladili sme aj ďalšie procesy spojené s čerpaním náhradných lekcií a evidenciou prijatých platieb.

Ciele klienta

Spoločnosť Klub Kvapka vznikla v roku 2005, kedy začala v Trnave organizovať plávanie s dojčatami a batoľatami do troch rokov. Počet plavcov sa každým rokom zvyšoval, čo spôsobilo, že v sezóne 2009/2010 otvoril klub väčší bazén určený starším deťom.

Počas nasledujúcich rokov sa služby klubu rozšírili natoľko, že vznikla potreba prehľadného a uceleného online systému, ktorý by zjednodušoval bežné fungovanie Klubu Kvapka aj rodičom. Cieľom bolo vytvorenie webovej aplikácie, ktorá by nahrádzala klasické papierové tabuľky na korkových tabuliach a slúžila by predovšetkým na:

• evidenciu prihlášok a zaraďovanie detí do kurzov,

• hľadanie a čerpanie náhradných lekcií a ospravedlňovanie dochádzky,

• evidenciu dokončených kurzov detí (počet kurzov, ktoré už deti absolvovali),

• manažment a registrácia inštruktorov.

Neskôr bolo potrebné registračný systém rozšíriť aj o niekoľko ďalších funkcií, vrátane:

• platieb kartou online,

• platieb cez terminál FiskalPro,

• automatizácie generovania a odosielania dokladov a faktúr,

• vytvorenia nových notifikačných e-mailov s možnosťou editácie obsahu,

• prepojenia s účtovným systémom a bankou,

• evidencie zmlúv v systéme,

• evidencie ďalších typov kurzov,

• aktivít pre tehotné ženy.

Dôvodom rozšírenia boli najmä obmedzené možnosti platenia. Účastníci kurzu sa museli spoliehať iba na platbu prevodom alebo v hotovosti na prevádzke. Nové funkcie však nepriniesli výhody iba klientom, ale aj samotnému klubu, ktorému systém šetrí čas a zjednodušuje účtovnú administratívu.

Klientovým cieľom bola aj úprava webovej stránky. V prípade nej sme spravili menšie úpravy na už existujúcom webe. Neskôr sme prešli k celkovému zapracovaniu a sprevádzkovaniu custom témy pre WordPress.

Cesta k riešeniu

Zásadnou požiadavkou klienta bol nový, moderný systém, ktorý by bol prehľadný a jednoduchý na používanie. Cieľom preto bolo vytvoriť webovú aplikáciu, ktorú zvládne ovládať aj človek s minimálnymi technologickými zručnosťami.

Na základe jednotlivých požiadaviek klienta sme navrhli webovú aplikáciu, ktorú sme dali odsúhlasiť. Po odsúhlasení sme na systéme začali pracovať.

Hotový projekt sme Klubu Kvapka odprezentovali a jeho zamestnancov sme zaškolili a vysvetlili im, ako systém funguje a ako ho používať.

Kľúčové požiadavky klienta

Pri práci na novom systéme sme brali do úvahy niekoľko základných požiadaviek, ktoré od nás klient vyžadoval.

Klub Kvapka požadoval, aby rodičia mohli prostredníctvom systému:

• prihlasovať deti na kurzy,

• spravovať svoje údaje a údaje dieťaťa,

• odhlasovať sa z lekcií,

• prihlasovať sa na náhradné lekcie (systém eviduje voľné miesta na lekciách a automaticky ponúka rodičom na výber aj iné lekcie, napríklad z iných kurzov, ktoré sú vhodné pre vek a skúsenosti ich detí.).

Klient takisto chcel, aby inštruktori mohli prostredníctvom systému:

• radiť deti a rodičov do kurzov,

• ospravedlňovať dochádzku,

• evidovať náhrady.

Použité technológie

Prvá verzia systému fungovala na hostingu Heroku s PostgreSQL databázou. Väčší počet kurzov, služieb a zákazníkov však vyžadoval dodatočné hostingové služby, preto sme presunuli systém na náš interný hosting, kde funguje dodnes.

Celý systém je naprogramovaný v jazyku Ruby a frameworku Ruby on Rails.

Výzvy

Najväčšou výzvou v rámci projektu pre Klub Kvapka bolo vytvoriť jednoduchý systém, ktorý budú vedieť používať aj menej technologicky zdatní používatelia. Rodičom detí sme sa preto snažili vytvoriť prehľadnú aplikáciu so základnými funkciami a s aktuálnymi informáciami o ich kurzoch.

Vývoj produktu

Keďže v prvej verzii bol systém plnohodnotný a pracoval tak, ako mal, ďalšie funkcie sme pridávali postupne podľa potreby klienta.

Dodatočne sme pridali:

• kurzy cvičenia,

• aktivity pre tehotné ženy,

• informácie o GDPR,

• spracovanie zmlúv,

• zasielanie hromadných e-mailov a SMS,

• platobný modul pre platbu kartou online,

• platobný modul pre platbu kartou na mieste predaja,

• fakturačný modul na automatizované generovanie a odosielanie faktúr po zaplatení.

Záver

Vo freevision prinášame klientom riešenia šité na mieru, ktoré zjednodušujú bežné procesy a majú pozitívny dopad na podnikanie. Chceli by ste svoj biznis posunúť o úroveň vyššie? Využite našu bezplatnú konzultáciu.